Acelerada por la pandemia, hoy la digitalización de las empresas es ya una realidad y está demostrando que esta es una condición básica para que sigan siendo competitivas. De hecho, la transformación digital acelerada permitió la supervivencia de muchas organizaciones por medio del trabajo a distancia durante la crisis desatada por COVID-19. Ahora, el teletrabajo se está convirtiendo en una de las formas favoritas de actividad de muchas empresas y personas.
¿Qué es la digitalización de las empresas?
La digitalización de las empresas consiste en sustituir procesos manuales usando tecnología de punta. En la mayoría de los casos, la transición de los procesos analógicos a digitales permite automatizar procesos manuales repetitivos, favorece y optimiza el trabajo a distancia.
Importancia de la digitalización en las empresas
A partir de la pandemia, aumentó el nivel de conciencia sobre la ‘necesidad’ de digitalizar las empresas. Hoy en día, las compañías se replantean sus modelos de negocio estableciendo nuevas prioridades internas, pero teniendo en común una: la transformación digital como parte fundamental de la planificación estratégica de la empresa.
Las empresas que no realicen la digitalización de procesos corren el riesgo de que queden expuestos datos sensibles o se pierdan entre tanto papeleo, además de que la localización de información relevante lleve más tiempo del necesario y no puedan gestionar grandes volúmenes.
Beneficios de la digitalización en las empresas
Además de la implantación de procesos digitales, una de las partes medulares del proceso de la digitalización de una empresa es la digitalización de la información. Esta te permite consultar datos desde sitios remotos, ya sea en reuniones fuera de la oficina, en viajes o trabajando en la modalidad de home office, además de que evitas múltiples versiones sin ningún control del mismo documento.
El proceso de digitalización de una empresa también permite un mejor rendimiento de los empleados, con resultados más consistentes por medio de la integración de procesos internos en los cuales haya normas para que todas las personas que los realicen lo hagan siguiendo la misma mecánica. Asimismo, posibilita vigilar de cerca el estado de cada actividad, identificando oportunamente los posibles obstáculos.
En los últimos años, han surgido varias empresas de digitalización en México que te permiten llevar a tu empresa a un siguiente nivel, poniendo tu negocio a la vanguardia.
Digitalización de documentos
La digitalización de documentos ha sido una pieza clave en la transformación digital de las empresas. El escaneo de documentos en papel y el uso del almacenamiento en la nube han eliminado la necesidad de archivos físicos permitiendo, además, el acceso de toda esta información a todos los integrantes de los grupos de trabajo.
Existe una amplia cantidad de empresas de digitalización de documentos en México, las cuales te ofrecen la transformación de tus documentos físicos en un acervo digital, digitalizando o escaneando tus documentos a formatos digitales (PDF, JPG, TIFF, etc.), lo que permite el acceso y búsqueda eficientes de la información. Incluso, hay empresas que prestan el servicio de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), convirtiendo las imágenes a texto.
Ejemplos de digitalización en empresas
Luego de la pandemia, cualquier cantidad de empresas de todo tipo en el mundo, incluyendo México, han presentado un avance notorio en la digitalización de procesos.
Obligadas a adaptarse a las nuevas tendencias de consumo, las organizaciones se vieron en la necesidad de implantar soluciones digitales para entregar un mejor servicio y lograr mantenerse vigentes en el mercado.
Estos son unos ejemplos de transformación digital:
- Comercio electrónico. A partir de abril del 2020, el eCommerce ha tenido una expansión exponencial. Cada vez son más las personas que prefieren realizar sus compras de manera online que ir de forma presencial a las tiendas. Muchos establecimientos cerraron sus instalaciones físicas cambiando su operación a la modalidad del eCommerce y otras fortalecieron su presencia en México. MercadoLibre y Amazon son un ejemplo de ello.
- Herramientas que facilitan los procesos de colaboración a distancia. Uno de los ejemplos más evidentes es el trabajo remoto y el home office. En México se estima que a finales del 2021, una gran cantidad de empresas contaba con un 50% de su fuerza laboral en esta modalidad. A la par, las herramientas para realizar conferencias virtuales, el software colaborativo y la firma electrónica son ahora elementos indispensables de esta nueva forma de trabajo.
- La adopción de Big Data, que permite el análisis de grandes volúmenes de datos, es indiscutible como herramienta que otorga a las organizaciones una considerable ventaja competitiva. Amazon cuenta con un 35% de ventas al año que se originan por medio de las sugerencias de productos, ya que analiza las acciones de los usuarios mientras navegan por la plataforma.
- Internet of Things (IoT), el cual es un sistema formado por dispositivos informáticos interrelacionados, equipos digitales y mecánicos, objetos, animales o personas que cuentan con identificadores únicos (UID) que pueden transferir datos a través de una red. Las empresas que han integrado el IoT en sus operaciones tienen un elemento diferenciador clave. Esta tecnología permite, entre muchas otras cosas, la administración de flotas, monitoreo por medio de sensores de la salud de pacientes, análisis de suelos, etc. Se estima que para el 2025, en Latinoamérica habrá 1,200 millones de conexiones IoT.
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